Démarches associatives

Organiser une manifestation

Tout évènement organisé est soumis à l’autorisation du Maire et doit suivre les recommandations de la Préfecture sur le plan Vigipirate.

Réservation de salles

Les salles sont mises gracieusement à disposition des associations oraisonnaises.

our les particuliers (Oraisonnais ou pas) et pour les associations hors Oraison, voir tarif voté en conseil municipal (voir TARIFS 2024).

Conditions pour particuliers, aller dans https://oraison.fr/demarches-vie-citoyenne/organiser-une-manifestation/

Vous pouvez formuler votre demande par écrit, adressée à Monsieur le Maire et la transmettre au service de la vie associative, en mairie.

• Demande au préalable au minimum 15 jours avant la date de la manifestation (formulaire ci-dessous en pdf).
• Par courrier : Mairie, 22 rue Paul Jean – 04700 Oraison ou remise en main propre à l’accueil de la Mairie.

Salles

• Salles du Château (environ 60 personnes) : mise à la disposition gracieuse aux associations oraisonnaises, pour l’organisation d’assemblées générales, expositions, conférence…
• Salle Louise Bruneteaud (30 personnes) : mise à la disposition gracieuse des associations oraisonnaises pour l’organisation d’assemblées générales, expositions, conférences…Payante pour les syndicats et réunion de copropriétaires.
• Salle de l’Eden (DLVA) (500 personnes debout, 300 assises) avec scène, loges et cuisine : mise à la disposition gracieuse des  associations oraisonnaises pour l’organisation d’assemblées générales, expositions, conférence…La cuisine est équipée d’une banque réfrigérante, d’un frigo et d’un congélateur. Il n’y a aucun matériel pour chauffer les plats. Toute préparation culinaire doit être assurée par un traiteur.

Toutes les salles sont équipées de tables et de chaises pour le nombre maximum de personnes autorisées.

Pour connaître les conditions de location, les tarifs, les règles d’utilisation, les équipements et les disponibilités, vous pouvez prendre contact avec le service associatif au 04 92 79 43 07 ou par mail à associations.festivites@mairie-oraison.fr

Prêt de matériel

Le matériel peut être prêté aux associations uniquement.

Vous pouvez formuler votre demande par écrit adressée à Monsieur le Maire, et la transmettre au service de la vie associative, en mairie.

Demande au préalable au minimum 15 jours (formulaire ci-dessous en pdf).

Par courrier, remise en main propre à l’accueil de la Mairie ou par courriel à associations.festivites@mairie-oraison.fr

Actuellement la ville d’Oraison possède (sous réserve de modifications) :

• 4 barnums couverts
• 100 tables
• 200 chaises
• 40 barrières
• 20 grilles d’exposition

Prêt de minibus

Deux minibus 9 places (8+1) sont mis gracieusement à la disposition des associations et des commerçants Oraisonnais, ayant signé une Convention (stipulant les conditions générales) avec la municipalité.

Vous êtes responsable d’une association et vous avez besoin d’un véhicule pour un évènement particulier, merci de formuler votre demande par écrit adressée à Monsieur le Maire et de la transmettre au service de la vie associative, en mairie.

• Convention de mise à disposition à signer après vous être assuré que vous remplissez les conditions (formulaire ci-dessous en pdf).
• Demande au préalable au minimum 15 jours.
• Formulaire de réservation (ci-dessous en pdf).

Organiser un vide grenier

Chaque association pourra obtenir une seule autorisation par an pour les vide-greniers sur une période définie du 2ème dimanche du mois de mars au 3ème dimanche du mois d’octobre.

Pour toute demande d’autorisation d’organiser une vente au déballage, un dossier comprenant une «Déclaration préalable d’une vente au déballage», ainsi que le «Règlement des ventes au déballage sur le domaine public», sera fourni.

Cette déclaration, dûment complétée, devra être déposée en mairie au minimum 3 mois avant la manifestation. Un «Récépissé de déclaration» sera envoyé à l’association, ainsi qu’un avis généralement favorable de Monsieur le Maire.

Un mois avant la date de la manifestation, l’association devra compléter le formulaire « Demande d’occupation du domaine public ». Ce formulaire doit être adressé en mairie, au minimum un mois avant la date prévue, au service Administration Générale, à l’attention de Mme Charlène DOLIDON, chef de service.

Deux arrêtés du maire seront adressés à l’association. Le premier autorisant la manifestation sur le domaine public, qui sera adressé en même temps à la Préfecture. Le deuxième portera sur la  réglementation de la circulation et du stationnement sur domaine public réservé.

Ces arrêtés rappelleront les conditions à respecter dans le cadre de l’occupation du domaine public.

Conformément aux arrêtés du maire, toute place réservée et autorisée fera l’objet d’un titre comptable détaillant la redevance d’occupation du domaine public. Le règlement devra être effectué auprès de la trésorerie des Mées.  En cas d’annulation de la manifestation par l’association, uniquement pour cause d’intempéries, la redevance ne sera pas réclamée par nos services.

L’occupation temporaire du domaine public donne lieu à la perception d’une redevance suivant le tarif établi par le conseil municipal et selon les places réservées qu’elles soient occupées ou pas le jour de la manifestation :

Place du Colonel Frume 67.20 €, place Clément Plane 75.60 €, place du Kiosque 58.70 €, Allées Arthur Gouin 67.20 €, place du Dr. Itard 21 €, Bd. des Frères Jaumary 50.40 € et autres parkings…(voir tarifs 2024).

Un registre de police doit être tenu par l’association, détaillant les inscriptions d’exposants particuliers ou professionnels. Ce dernier devra être côté et paraphé par le maire et expédié par l’association à la Préfecture après la manifestation.

Le transfert de la compétence Tourisme à la DLVA est entré en vigueur le 1er janvier 2017. L’office de Tourisme ne peut plus, comme auparavant, prendre en charge les inscriptions des particuliers. Dorénavant, cette charge incombe aux associations.

Afin d’aider les associations à mieux gérer les emplacements, les services techniques ont réalisé un plan de toutes les places avec des positions de stands prédéfinis.

Organiser une loterie

Seules les loteries d’objets mobiliers exclusivement destinées à des actes de bienfaisance, à l’encouragement des arts ou au financement d’activités sportives à but non lucratif et les lotos traditionnels (poules au gibier, rifles ou quines) sont autorisés.

Conditions à remplir par l’association organisatrice

L’association organisatrice doit avoir pour objet statutaire la bienfaisance, l’encouragement des arts ou la pratique d’une activité sportive.

Démarches

L’organisation d’une loterie d’objets mobiliers est soumise à l’autorisation du Maire de la commune où est situé le siège social de l’association – Cerfa n° 11823*03

Doivent être joints au formulaire :

• Les statuts de l’association.
• Si le capital d’émission de la loterie (prix unitaire du billet multiplié par le nombre de billets émis) dépasse 7 500 €, le bilan du dernier exercice financier.

Lorsque le capital d’émission de la loterie dépasse 30 000 €, le maire statue après avis du directeur départemental ou régional des finances publiques.

Utilisation des sommes récoltées

Les sommes recueillies doivent être employées :

• Soit à de réelles actions de bienfaisance au profit de déshérités ou d’encouragements des arts,
• Soit au financement effectif d’activités sportives à but non lucratif.

Elles ne doivent pas être utilisées pour régler des frais de fonctionnement, des dépenses courantes ou pour combler un déficit dû à une mauvaise gestion.

Les actions financées ne doivent pas être réservées aux seuls adhérents de l’association.

L’affectation précise des sommes recueillies doit être décrite dans le formulaire de demande d’autorisation de la loterie.

Service Public – Loterie :

https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F21565

Demander une autorisation de débit de boissons

Une association peut ouvrir une buvette à l’occasion d’un événement qu’elle organise, si elle remplit l’ensemble des conditions suivantes :

• Les boissons disponibles ne comportent pas ou peu d’alcool (elles appartiennent aux groupes 1 et 3 de la classification officielle des boissons).
• Elle a adressé au maire de la commune concernée une demande d’autorisation d’ouverture de buvette temporaire au moins 15 jours avant.
• Le maire a accordé l’autorisation.

https://www.associations.gouv.fr/les-regles-applicables-a-l-ouverture-d-un-debit-de-boisson.html

https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R24391